Setzen Sie sich so bald wie möglich per E-Mail mit dem Musikfonds in Verbindung. Falls innerhalb von 4 Wochen keine Rückmeldung erfolgt, müssen wir davon ausgehen, dass Sie die Förderung nicht annehmen.

WICHTIG: Voraussetzung für die Förderung ist, dass mit dem Projekt noch nicht begonnen wurde, d.h. keine Verträge abgeschlossen, keine Ausgaben getätigt (auch nicht mit Eigenmitteln), keine Einnahmen (z.B. Ticket VVK) erzielt wurden.

Falls Sie Ihren Finanzierungsplan noch nicht verbindlich und vertragsreif aktualisieren können, jedoch zwingend mit zahlungspflichtigen Maßnahmen wie z.B. Reisebuchungen beginnen müssen, können Sie einen Antrag auf vorzeitigen Maßnahmenbeginn stellen.

Mit der Erlaubnis zum vorzeitigen Maßnahmenbeginn dürfen Sie auf eigenes Risiko (und aus eigenen Mitteln) erste Ausgaben tätigen.

Bevor Sie Ausgaben tätigen, Verträge schließen, das Projekt bewerben oder Reisebuchungen vornehmen, muss der Projektvertrag mit dem Musikfonds abgeschlossen werden. 
Auch eine Auszahlung der Fördermittel kann erst nach Abschluss des Projektvertrages erfolgen.

Für die Vertragserstellung werden folgende Angaben/Unterlagen benötigt:

• aktualisierter Finanzierungsplan im online-Antragsportal (zur Orientierung siehe xls-Download)
• aktualisierte Projektübersicht: Angaben zu den geplanten Veranstaltungsdaten und -orten, gewünschter Projektzeitraum (inklusive Vorbereitungs- und Nachbereitungszeit), eine aktualisierte Liste der beteiligten Künstler:innen (nutzen Sie die Projektübersicht, siehe xls-Download)
• schriftliche Förderzusagen von allen gesicherten Fördermitteln

Nach Einreichung der erforderlichen Dokumente erhalten Sie zeitnah Rückmeldung von der Geschäftsstelle des Musikfonds. 

Nachdem alle offenen Fragen geklärt wurden, wird der Fördervertrag erstellt. Dieser wird Ihnen per E-Mail zugestellt. Drucken Sie den Vertrag in zweifacher Ausführung aus, unterschreiben Sie beide Exemplare und senden Sie diese postalisch an den Musikfonds zurück. Vergessen Sie nicht die weiteren geforderten Unterlagen unterzeichnet mit zu schicken (Finanzierungsplan, Kenntnisnahme).

Sobald der von Ihnen unterzeichnete Fördervertrag auch durch die Geschäftsstelle signiert wurde, erhalten Sie ein unterzeichnetes Exemplar per Post zurück. 
Prüfen Sie nach Erhalt des Vertrags am besten nochmal genau, ob alle Angaben im Vertrag richtig sind. Wenn das der Fall ist können Sie loslegen!

Grundsätzlich müssen im Rahmen aller öffentlichkeitsrelevanten Maßnahmen zum geförderten Projekt das Logo des Musikfonds und der Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien (BKM) verwendet werden. Die Logos und die Förderhinweise erhalten Sie zusammen mit dem Projektvertrag bzw. mit der Erlaubnis zum vorzeitigen Maßnahmenbeginn. 

Alle öffentlichkeitsrelevanten Medien (z.B. Flyer, Plakate, Einladungen, Online Publikationen, etc.) müssen dem Musikfonds vor der Veröffentlichung bzw. Drucklegung per E-Mail für die Freigabe zugeschickt werden.
Erst nachdem die Freigabe durch den Musikfonds erfolgt ist, können die Medien in den Druck gegeben bzw. publiziert werden.

Sofern sich im Projektverlauf wesentliche Änderungen ergeben, sind diese dem Musikfonds mitzuteilen. 
Das betrifft insbesondere:

• Wesentliche inhaltliche/konzeptuelle Änderungen
• Änderungen, die die teilnehmenden Künstler:innen betreffen (Line-Up, Besetzung Ensemble/Band)
• Änderungen des Veranstaltungsortes
• Verschiebungen von Aufführungsdaten, Änderungen der Projektdauer
• Änderungen des/der Vertragspartner:in (rechtlicher Status, Anschrift, Ansprechpartner:in, o.ä.)
• Änderungen im Finanzierungsplan: Sofern die Änderungen im Finanzierungsplan mehr als +/- 20 Prozent der Zwischenpositionen ausmachen, bedarf es der Zustimmung des Musikfonds.

Reichen Sie gegebenenfalls eine aktualisierte Projektübersicht ein.

Der Mittelabruf erfolgt mit einem Formular für die Auszahlung der vom Musikfonds bewilligten Fördergelder (Bundesmittel). 

Nach beidseitiger Unterzeichnung des Projektvertrages sind Sie berechtigt, Fördergelder für Ausgaben abzurufen, die im Rahmen Ihres Projektes (innerhalb der nächsten 6 Wochen) anfallen.

Bitte beachten Sie, dass Eigenmittel und Mittel anderer Förderinstitutionen zuerst einzusetzen sind. Bundesmittel sind immer erst abzurufen, wenn alle anderen Mittel eingesetzt wurden, also an letzter Stelle.

Bundesmittel, die nicht innerhalb von 6 Wochen nach Abruf ausgegeben wurden, sind an den Musikfonds zurück zu überweisen und können (innerhalb des Projektzeitraums) zu einem späteren Zeitpunkt (sobald die Ausgabe fällig wird) erneut angefordert werden.

Ist der Zuwendungszweck nicht bis zum Ablauf des Haushaltsjahres erfüllt, ist über die in diesem Jahr erhaltenen Beträge ein Zwischenverwendungsnachweis (ZVN) zu führen.

Der ZVN besteht aus drei wesentlichen Teilen - dem Sachbericht, dem zahlenmäßigen Nachweis der Einnahmen und Ausgaben sowie der Belegliste.

In Ihrem Projektvertrag ist der Termin für die Abgabe des ZVN festgelegt. Spätestens zu diesem Termin ist gegenüber dem Musikfonds als Zuwendungsgeber nachzuweisen, dass das Projekt bis dahin vertragsgemäß durchgeführt wurde und dass die bis dahin verausgabten Mittel seit Projektbeginn zweckentsprechend und vertragsgemäß verwendet wurden. 

Nach erfolgreicher Prüfung des ZVN durch die Geschäftsstelle wird das Projekt wie geplant bis zum Ende des Förderzeitraums weitergeführt.

Nach erfolgreicher Durchführung aller projektbezogenen Veranstaltungen und Ablauf des Projektzeitraums ist dem Musikfonds als Zuwendungsgeber zum vertraglich festgelegten Termin (i.d.R. 1 Monat nach Ende des Projektzeitraums) mit dem Verwendungsnachweis (VN) nachzuweisen, dass das Projekt vertragsgemäß durchgeführt und erfolgreich umgesetzt wurde und dass die Mittel im vertraglich festgelegten Projektzeitraum zweckentsprechend und vertragsgemäß verwendet wurden. 

Der Verwendungsnachweis besteht aus drei wesentlichen Teilen - dem Sachbericht, dem zahlenmäßigen Nachweis der Einnahmen und Ausgaben sowie der Belegliste.

Das Projekt betreffende Belege sind im Original vorzuhalten und ggf. (auf Anfrage) vorzulegen.

Nach erfolgreicher Prüfung des VN erhalten Sie ein Abschlussschreiben. Ihr Projekt ist damit offiziell beendet.